Mô tả tổng quan giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP

Các khó khăn khách hàng chúng tôi gặp phải:

Hệ thống phần mềm quản lý hiện tại của khách hàng đang dùng dựa chủ yếu dựa trên các chức năng phổ thông nhất để quản lý bán hàng, quản lý tồn kho, kế toán, báo cáo thuế. Những nghiệp vụ chuyên biệt phải sử dụng phần mềm Microsoft Office Excel để quản lý, phân tích. Do vậy việc liên thông và sự đồng bộ, nhất quán dữ liệu không được cập nhật kịp thời. Chưa kể đến việc đôi lúc phụ thuộc vào nhân sự phụ trách, sai sót số liệu. Các báo cáo vì vậy mà không đáp ứng nhu cầu quản trị kịp thời. Gây nên thất thoát chi phí, chiếm dụng vốn không cần thiết và đánh mất cơ hội tiếp cận khách hàng, sự thích ứng nhanh nhạy với thị trường. Chính điều này à một trong những nguyên nhân dẫn đến sự sụt giảm doanh thu, lợi nhuận của doanh nghiệp.

Các chức năng chính trong hệ thống phần mềm eSCM chúng tôi bao gồm:

• Dashboard - Cho phép theo dõi nhanh bằng các biểu đồ và các chỉ số cần thiết: biểu đồ doanh số sản lượng, Tình hình vật tư hàng hóa hiện có, Nợ quá hạn của khách hàng, nợ quá hạn nhà cung cấp.
• Đặt hàng (Purchasing order) - Theo dõi việc đề xuất mua sắm vật tư, hàng hóa: Việc đề xuất mua hàng được hệ thống tự động tính toán và đề xuất. Bộ phận quản trị có thể xem xét và điều chỉnh số liệu trước khi quyết định gởi đến nhà cung ứng.
• Nhập hàng (Receipt) – Nhập vật tư dựa trên PO, liên kết với PO để so sánh đối chiếu, chênh lệch. Kiểm soát nhập thừa thiếu hàng.
• Xây dựng chính sách giá (Pricing) – Thiết lập giá nhập, giá bán, giá của nhân viên kinh doanh. Cho phép thiết lập kế hoạch giá bán dự kiến trong thời gian sắp tới nhằm tránh rủi ro giá vốn thay đổi nhưng bộ phận bán hàng vẫn áp dụng giá cũ do không được cập nhật kịp thời.
• Lập dự toán công trình – Báo giá (Sale Planning) - Cho phép lập dự toán công trình và xuất báo giá cho khách hàng một cách nhanh chóng. Cho biết tình trạng hàng, giá cả tại thời điểm nhu cầu khách hàng cần.
• Bán hàng (Customer Order) - Lập phiếu và theo dõi tình trạng đơn hàng cho khách sỉ, khách lẻ, đại lý. Cho phép nhân viên bán hàng thấy được hàng tồn kho tạm thời, tồn kho thực tế để cân đối bán hàng, tránh tình trạng “thất hứa” với khách hàng khi hàng thực tế đã hết ở kho. Ngoài ra nhân viên bán hàng cũng theo dõi được các chính sách bán hàng(khuyến mãi, tặng quà, tích điểm,…) để tư vấn cho khách hàng.
• Theo dõi công nợ tiền hàng (Payment) - Theo dõi công nợ của Khách hàng, của nhà cung cấp, thấy lũy kế nợ tiền hàng, nợ trên từng đơn hàng. Phân bổ tiền thanh toán (cho phép tự động nếu khách hàng có nhu cầu) vào công nợ tiền hàng.
• Theo dõi đổi trả hàng/Bảo hành (RMA) - Quản lý đổi trả hàng theo Invoice, phân loại hàng tốt, hàng lỗi, hàng hỏng và các thống kê liên quan.
• Chuyển kho nội bộ (Interlocation shipping) - Cho phép các kho, cửa hàng trong cùng hệ thống chuyển đổi hàng hóa qua lại. Theo dõi, quản lý chặt chẽ việc chuyển kho nội bộ nhằm tránh thất thoát và đáp ứng nhu cầu mua hàng kịp thời của khách hàng. Quản lý tồn kho hiệu quả, tránh việc dư thừa hàng nơi này nhưng thiếu hụt hàng nơi khác trong cùng hệ thống.
• Thiết lập, điều chỉnh giá nhập, giá bán (Pricing Plan) - Thiết lập giá nhập, giá bán cho từng mặt hàng. Điều chỉnh giá bán tăng/giảm áp dụng chung cho mỗi đợt điều chỉnh. Điều chỉnh giá bán áp dụng riêng cho từng khách hàng, từng loại sản phẩm, từng loại mặt hàng trong khoảng thời gian áp dụng. Cho phép thiết lập chính sách kế hoạch giá hàng bán từ sớm để chủ động về giá cả các mặt hàng bán ra. Tránh thiếu sót, thất thoát về giá cả hàng đã tăng/giảm nhưng hệ thống chưa cập nhật kịp thời. Cho phép Nhân viên kinh doanh tự thiết lập chính sách giá bán hàng của riêng mình dựa trên chính sách giá chuẩn của công ty thiết lập.
• Quản lý Nhân viên bán hàng (Saleman Management) - Quản lý thông tin nhân viên bán hàng, nhân viên tham gia vào hệ thống phần mềm. Theo dõi doanh số, sản lượng bán hàng. Thống kê tỷ lệ thành công/thất bại việc book hàng trở thành đơn hàng, hợp đồng. Điểm trọng số hiệu quả bán hàng của nhân viên Sale để ưu tiên book và giữ hàng.
• Cảnh báo - nhắc nhở (Warning) - Các tác vụ đang chờ xử lý, các booking đơn hàng sắp hết hạn mà chưa chốt HĐ với khách hàng, vật tư – hàng hóa tồn kho dưới mức an toàn, thiếu hụt.
• Quản lý Khách hàng (Customer Management) - Các thông tin cơ bản của khách hàng: tên, số đt, địa chỉ, mã số thuế. Công nợ tiền hàng lũy kế. Sản lượng mua hàng lũy kế. Lịch sử mua hàng. Log các lịch sử giao dịch, trả hàng, hủy hợp đồng, bảo hành. Hạn mức tín dụng của Khách hàng.
• Hệ thống báo cáo (Report) – Báo cáo tình trạng hàng hóa, tổng hợp nhập xuất tồn vật tư. Sản lượng bán hàng theo nhân viên bán hàng. Báo cáo doanh thu. Báo cáo công nợ. Các báo cáo quản trị phân tích, kế hoạch, chiến lược kinh doanh.